高額なICT投資が、現場の負担を増やしてしまうことも。導入の成否を分けるのは、製品の性能ではなく「選び方」と「進め方」にあります。

医療現場の人手不足や業務負担の増大を背景に、病院ではICTを活用した業務効率化が進められています。

しかし、期待を込めて導入したシステムが十分に活用されず、かえって現場の負担を増やしてしまうケースも少なくありません。

「導入したのに、現場で使われていない」
「新しいシステムを入れたのに、紙の運用が残っている」
「想定以上に費用がかかり、投資効果が見えない」

こうした問題は、なぜ起こるのでしょうか。

本コラムでは、日本経営が開催したセミナー「『導入してから後悔』を防ぐ 病棟ICTの選び方」の内容をもとに、実際の導入事例から見えてきた失敗の要因と、ICT投資を成果につなげるための考え方を解説します。

1. ICT導入が現場の負担を増やしてしまう理由

ICT導入の失敗は、必ずしも製品の機能不足によって起こるわけではありません。むしろ、現場の業務や運用環境を十分に把握しないまま製品を選定してしまうことが、大きな要因となっています。

セミナーでは、次のような事例が紹介されました。

スマートフォンを導入したのに、充電スタンドに置かれたまま

ベッドサイドで電子カルテに記録できるよう、業務用スマートフォンを導入した病院の事例です。

ところが、病棟の一部ではWi-Fiの電波が届かず、画面の読み込みに時間がかかる状況が発生。ログイン操作の煩雑さも重なり、看護師は次第にスマートフォンを使わなくなってしまいました。

さらに、利用環境を整備するための追加工事や予算調整が必要となり、十分に活用できる環境が整うまでに約2年を要したといいます。

ICT化によって、持ち歩く端末が増えてしまった

PHSからスマートフォンへの移行を進めたものの、コストを抑えるために一部の機能を制限した結果、スマートフォンだけでは業務が完結しない状態になった事例もあります。

結局、看護師はPHS、スマートフォン、ノートパソコンを併用することになり、業務効率化どころか、現場の負担が増加してしまいました。

AI導入で、当初300万円の費用が450万円に

看護師の勤務シフト作成を自動化するため、AIシステムを導入した事例では、病院独自の複雑な勤務ルールに対応するための追加改修が発生しました。

その結果、当初300万円だった導入費用は450万円に膨らみ、それでも十分な満足が得られない状況となりました。

これらの事例に共通しているのは、「何を改善するのか」「現在の業務をどう変えるのか」が明確にならないまま、ICT導入を進めてしまったことです。

2. 導入後の後悔は、3つの段階で発生する

ICT導入に伴う問題は、大きく3つの段階に分けられます。

特に注意したいのが、ICT導入後も従来の業務が残ってしまうケースです。

例えば、電子カルテやスマートフォンを導入しても、手書きのメモや紙の帳票をそのまま使い続けていれば、業務は二重化します。

ICTによって新しい作業が追加される一方で、古い作業がなくならなければ、業務量は減りません。

ICT導入で重要なのは、新しい仕組みを追加することではなく、従来の業務をどこまで減らせるかという視点です。

3. ICT導入の前に必要なのは「業務の可視化」

では、こうした失敗を防ぐには、何から始めればよいのでしょうか。

日本経営では、ICT製品の比較・検討に入る前に、業務量調査によって現状を可視化することを重視しています。

看護師がどの業務に、どれだけの時間を費やしているのかを把握し、直接業務と間接業務を整理します。

そのうえで、次の順番で改善を検討します。

① やめる

目的を失った業務や、重複している記録・帳票などを見直します。

② 変える・整える

業務の手順や役割分担を見直し、より効率的な運用に変更します。

③ ICT化する

業務を整理したうえで、それでも負担が残る部分にICTを活用します。

最初からICT化を目的にしてしまうと、不要な業務をそのままシステムに置き換えるだけになりかねません。

まず業務を減らし、運用を整えたうえでICTを導入する。この順番が重要です。

4. 病院経営層と現場では、ICT導入を見る視点が異なる

ICT導入を難しくするもう一つの要因が、院内の関係者による視点の違いです。

院長は投資対効果や収益性、事務長・看護部長は職員の働きやすさや定着、看護師は操作性や業務負担の軽減、情報システム部門は安全性や既存システムとの連携を重視します。

いずれも重要な視点ですが、それぞれの立場から要望を出すだけでは、導入の目的が一致しません。

そこで必要になるのが、数字という共通言語です。

例えば「記録業務が大変」という現場の声を、実際の作業時間や発生頻度で示すことで、改善余地を具体的に把握できます。

さらに、削減した時間を残業削減や患者ケアの充実、病床稼働の改善などにどう活用するのかを検討すれば、経営層と現場が共通の目標を持ちやすくなります。

セミナーでは、看護師100人が1日15分の記録時間を削減した場合、年間240日の勤務を前提とすると、年間約6,000時間に相当するという試算も紹介されました。

重要なのは、この時間を単に削減効果として捉えるのではなく、生まれた時間を何に使い、病院全体の価値につなげるのかまで設計することです。

5. ICT導入を成功に導く4つのステップ

ICT導入を成果につなげるためには、次の4つのステップが重要です。

STEP 1｜業務課題を可視化する

業務量調査などによって現状を把握し、改善すべき課題とボトルネックを明確にします。

STEP 2｜必要な条件を整理する

解決したい課題をもとに、ICTに求める機能を「必須条件」と「希望条件」に分けます。複数のベンダーを同じ条件で比較できるよう、要件を整理します。

STEP 3｜機能・費用・操作性を評価する

製品選定では、機能だけでなく、導入費用や維持費、インフラ整備費などを含めた中長期的なコストを確認します。

また、実際に使用する看護師にも評価に参加してもらい、現場の業務に適合するかを検証します。

STEP 4｜小さく始め、効果を検証する

導入後は、利用状況や業務削減効果を継続的に確認しながら運用を改善します。

期待した成果が得られない場合には、運用の見直しだけでなく、利用を中止する判断も必要です。

6. ICT導入の目的は、システムを使うことではない

ICT導入の成否を分けるのは、製品そのものの性能だけではありません。

現状の業務を正しく把握し、改善したい課題を明確にしたうえで、経営層・看護部・情報システム部門などが共通の目的を持って取り組むことが重要です。

また、導入後も効果を検証し、従来の業務を見直し続けなければ、期待した成果にはつながりません。

「どのICTを導入するか」ではなく、「ICTによって何を変えたいのか」。

製品選定の前に、この問いから始めることが、後悔しないICT導入への第一歩となります。

セミナー動画のご案内

本コラムで紹介した内容は、日本経営が開催したセミナー「『導入してから後悔』を防ぐ 病棟ICTの選び方」をもとにまとめたものです。

動画では、ICT導入の失敗・成功事例や、院内の合意形成、製品選定の具体的な進め方について、さらに詳しく解説しています。

講師： 株式会社日本経営 業務プロセス改善コンサルティング部　
　　　　チームリーダー　奥野 香澄

病棟業務の可視化やICT導入に向けた課題整理をご検討の際はお気軽にご相談ください。